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Praxistipp: Wie können Sie Teilnehmern gespeicherte Daten heraussuchen?

(07.06.2018) In der Online-Verwaltung unter https://verwaltung.fahren-lernen.de/ oder in der Desktop-Verwaltung können Sie Ihrem VogelCheck Teilnehmer mit wenigen Klicks die über ihn gespeicherten Daten heraussuchen und somit einem Auskunftsersuchen nach DSGVO nachkommen. Hier erfahren Sie, wie es funktioniert.

 

Online Verwaltung:

1) Wählen Sie den Teilnehmer in der Schülerliste aus, der Auskunft über seine Daten gefordert hat.

 

 

2) Klicken Sie den neuen Button im Schülerprofil unter Datenschutz: „Auskunftsersuchen nach DSGVO erstellen“ an. 

 

3) Es öffnet sich ein Dialog. Hier können Sie aus 3 Optionen auswählen, auf welchen Weg der Teilnehmer die Datenauskunft angefordert hat: telefonisch, schriftlich oder per E-Mail. Diese Angabe findet sich auf der erzeugten PDF wider. Tragen Sie zusätzlich das Datum ein, an dem der Teilnehmer nach den Daten gefragt hat.

 

 

4) Nach Klick auf „Erstellen“ wird ein entsprechender Report generiert. Er besteht aus einer 2-seitigen PDF-Datei, die allgemein alle grundlegenden Informationen zum Umgang mit den Daten darlegt. In der Anlage der PDF werden die konkreten Daten des Teilnehmers als csv-Datei angezeigt, also in Form einer Tabelle, die mit Programmen wie Excel geöffnet werden kann.

Wo finde ich die Anlage der PDF?

Wenn man den Report mit dem Acrobat Reader öffnet, befinden sich Anlagen bei dem Büroklammer-Symbol (s. Screenshot). Die csv-Datei mit dem Namen „ExportXY“ lässt sich direkt mit Doppelklick öffnen.

 

 

Stationäre Desktop Verwaltung:

Wenn Sie das neueste Update der Desktop-Verwaltung installiert haben, können Sie auch hier über einen neuen Button einen Report über die personenbezogenen Daten eines Teilnehmers generieren.

 

1) Wählen Sie in der Schülerliste den Schüler aus, der Auskunft über seine Daten gefordert hat.

 

2) Klicken Sie auf den neuen Button im Schülerprofil unter Datenschutz: „Auskunftsersuchen nach DSGVO erstellen“. 

 

3) Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie aus 3 Optionen auswählen können, auf welchen Weg der Teilnehmer die Datenauskunft angefordert hat: telefonisch, schriftlich oder per E-Mail. Diese Angabe findet sich auf der erzeugten PDF wider. Tragen Sie zusätzlich das Datum ein, an dem der Teilnehmer nach den Daten gefragt hat.

 

4) Nach Klick auf „Erstellen“ wird ein entsprechender Repot generiert. Er besteht aus einer 2-seitigen PDF-Datei, die allgemein alle grundlegenden Informationen zum Umgang mit den Daten darlegt. In der Anlage der PDF werden die konkreten Daten des Teilnehmers als csv-Datei angezeigt, also in Form einer Tabelle, die mit Programmen wie Excel geöffnet werden kann.

Wo finde ich die Anlage der PDF?

Wenn man den Report mit dem Acrobat Reader öffnet, befinden sich Anlagen bei dem Büroklammer-Symbol (s. Screenshot). Die csv-Datei mit dem Namen „ExportXY“ lässt sich direkt mit Doppelklick öffnen.

 

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit der Fahren Lernen Verwaltung und eine problemlose Umsetzung der DSGVO.